Polityka prywatności

Administrator i kontakt

Administratorem Twoich danych osobowych jest Wojciech Kicerman, prowadzący działalność gospodarczą pod firmą WOJCIECH KICERMAN INTERWINE.CORP, wpisaną do CEIDG, ul. Kolejowa 2, 11-440 Reszel, NIP: 7422296920, REGON: 544927388, prowadzący salon pod marką The Holy Cut.

W sprawach danych osobowych, obsługi wizyt i realizacji swoich praw napisz na kontakt@theholycut.pl, zadzwoń pod numer +48 664 246 798 lub skontaktuj się listownie pod adresem przedsiębiorcy podanym powyżej.

Jakie dane przetwarzamy

• Rezerwacja: imię, nazwisko, numer telefonu, adres e-mail, wybrana usługa i dodatki, termin, czas trwania, cena, status wizyty oraz ustawienia przypomnienia. Formularz pozwala też dobrowolnie dodać wiadomość.
• Obsługa klienta: historia i liczba wizyt, uzgodnienia dotyczące rezerwacji oraz notatki o preferowanej fryzurze lub sposobie wykonania usługi, jeżeli je przekażesz.
• Kontakt i reklamacje: treść wiadomości, dane kontaktowe i informacje potrzebne do wyjaśnienia sprawy.
• Bezpieczeństwo: adres IP, informacje o przeglądarce, daty i wyniki operacji oraz techniczne identyfikatory sesji, potwierdzeń i prób rezerwacji. Logi pomagają wykrywać nadużycia i ustalać przyczyny błędów.

Dane otrzymujemy od Ciebie podczas rezerwacji, wizyty lub kontaktu, a dane techniczne powstają przy korzystaniu ze strony. Nie wpisuj w uwagach informacji o zdrowiu, numerów dokumentów ani innych danych, które nie są potrzebne do umówienia usługi.

Cele i podstawy prawne

• Umówienie i wykonanie usługi: przyjęcie, potwierdzenie, zmiana lub odwołanie wizyty oraz związane z nią wiadomości SMS i e-mail — art. 6 ust. 1 lit. b RODO, czyli działania na Twoje żądanie przed zawarciem umowy i wykonanie umowy.
• Wybrane przypomnienie: dodatkowa obsługa zamówionej wizyty na Twoje życzenie — art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Przypomnienie jest opcjonalne; jego niewybranie nie blokuje rezerwacji.
• Historia i preferencje klienta: zachowanie ciągłości obsługi i odtworzenie uzgodnionego sposobu strzyżenia — art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Naszym uzasadnionym interesem jest sprawna, indywidualna obsługa powracających klientów.
• Pytania i bieżący kontakt: art. 6 ust. 1 lit. b RODO, gdy dotyczą zamawianej usługi, lub art. 6 ust. 1 lit. f RODO, gdy służą wyjaśnieniu innej sprawy związanej z działalnością salonu.
• Bezpieczeństwo i roszczenia: wykrywanie fałszywych rezerwacji i nadmiernych prób wysyłki, ochrona dostępu, wyjaśnianie incydentów oraz ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń — art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Interesem jest ochrona klientów, dostępnych terminów i praw przedsiębiorcy.
• Obowiązki prawne: dokumentacja podatkowa lub rachunkowa i rozpatrywanie reklamacji w zakresie wymaganym przepisami — art. 6 ust. 1 lit. c RODO, gdy taki obowiązek dotyczy konkretnej sprawy.

Akceptacja regulaminu i zapoznanie się z polityką nie są zgodą na dowolne wykorzystanie danych. Nie uzależniamy wykonania usługi od zgody na marketing.

Dane i wiadomości

Imię, nazwisko, telefon i e-mail są wymagane przez formularz rezerwacji. Bez ich podania nie wyślesz rezerwacji online; możesz skontaktować się bezpośrednio z salonem. Wiadomość do rezerwacji oraz wybór przypomnienia są dobrowolne.

Kod potwierdzający, informacje o terminie, zmianie i odwołaniu wizyty oraz wybrane przypomnienie służą obsłudze konkretnej rezerwacji. Takiego celu dotyczą również wiadomości wysłane ręcznie przez właściciela. Nie są to zgody na newsletter ani reklamy. Z dodatkowego przypomnienia możesz zrezygnować, kontaktując się z salonem przed jego wysłaniem.

Kto może otrzymać dane

Z danych korzysta właściciel i osoby upoważnione do obsługi salonu. W zakresie potrzebnym do działania serwisu odbiorcami mogą być:

• CynderHost.com — dostawca hostingu, bazy danych i poczty, przez którą wysyłane są wiadomości e-mail;
• SMSPlanet — dostawca wysyłki SMS, któremu przekazujemy numer odbiorcy i treść wiadomości potrzebną do obsługi wizyty;
• podmioty obsługujące technicznie serwis, jeżeli uzyskują dostęp do danych w ramach zleconych prac;
• doradcy prawni, księgowi oraz uprawnione organy — wyłącznie wtedy, gdy jest to potrzebne w konkretnej sprawie lub wynika z przepisów.

Nie sprzedajemy danych klientów i nie udostępniamy ich partnerom do prowadzenia własnego marketingu.

Okresy przechowywania

• Historia wizyt i profil klienta, w tym preferencje: przez 24 miesiące od ostatniej wizyty. Jeżeli wizyta nie doszła do skutku, okres liczymy od planowanego terminu ostatniej rezerwacji; dla profilu bez żadnej rezerwacji — od jego utworzenia. Właściciel dokonuje ręcznego przeglądu i usuwa dane, których okres przechowywania upłynął. System nie wykonuje automatycznej anonimizacji całej historii klientów.
• Korespondencja i reklamacje: do zakończenia konkretnej sprawy, a następnie tylko w zakresie potrzebnym do wykazania jej przebiegu lub obrony roszczeń, do upływu mającego zastosowanie terminu ich przedawnienia. Jeżeli sprawa jest w toku, odpowiednie dane pozostają do jej prawomocnego zakończenia.
• Dokumenty objęte obowiązkiem prawnym: przez termin wymagany dla danego dokumentu przepisami podatkowymi lub rachunkowymi, jeżeli taki dokument został wystawiony lub jest wymagany. Ten obowiązek nie uzasadnia zachowania całego profilu klienta.
• Logi aplikacji: przyjęte terminy porządkowania wynoszą 90 dni dla prób rezerwacji i logowania, 365 dni dla logów SMS i przypomnień oraz 730 dni dla dziennika operacji administracyjnych. Liczymy je od daty danego zdarzenia. Techniczne rekordy limitowania żądań przeznaczamy do usunięcia po jednym dniu; wygasłe tokeny resetowania po 7 dniach od utworzenia, a wygasłe lub unieważnione rekordy sesji panelu po 30 dniach od utworzenia.

Właściciel odpowiada za kontrolę i wykonanie porządkowania danych. Samo wygaśnięcie kodu albo linku nie oznacza usunięcia wszystkich zapisów związanych z jego użyciem.

Przedłużenie przechowywania dotyczy wyłącznie danych potrzebnych do konkretnego obowiązku lub sporu. Nie służy bezterminowemu zachowaniu historii wszystkich klientów. Wniosek o usunięcie danych można złożyć również przed upływem powyższych okresów; oceniamy go zgodnie z art. 17 RODO.

Twoje prawa

Na warunkach określonych w RODO możesz żądać dostępu do danych i ich kopii, sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania.

• Sprzeciw: z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją możesz sprzeciwić się przetwarzaniu opartemu na naszym uzasadnionym interesie, w tym przechowywaniu preferencji. Ocenimy, czy istnieją nadrzędne podstawy dalszego przetwarzania albo potrzeba ochrony roszczeń.
• Przenoszenie: dotyczy danych dostarczonych przez Ciebie i przetwarzanych automatycznie na podstawie umowy lub zgody. Możesz otrzymać je w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego; bezpośrednie przekazanie innemu administratorowi zależy od możliwości technicznych.
• Wycofanie zgody: jeżeli konkretna operacja opiera się na zgodzie, możesz ją wycofać na przyszłość, bez wpływu na zgodność wcześniejszego przetwarzania. Nie dotyczy to operacji opartych na umowie, obowiązku prawnym lub uzasadnionym interesie.

Żądanie prześlij na kontakt@theholycut.pl. Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, zasadniczo w ciągu miesiąca. Przy złożonym żądaniu lub dużej liczbie żądań termin może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące; o przedłużeniu i jego przyczynie poinformujemy w pierwszym miesiącu. W razie uzasadnionych wątpliwości możemy poprosić o informacje niezbędne do potwierdzenia tożsamości.

Masz prawo złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Kontakt z salonem nie jest warunkiem wniesienia skargi.

Automatyczne limity i kontakt z człowiekiem

System automatycznie sprawdza m.in. dostępność terminu, poprawność kodu, liczbę prób i aktywnych rezerwacji. Limity chronią przed nadużyciami i mogą czasowo uniemożliwić wykonanie operacji online. Informacje o dotychczasowych wizytach mogą być również uwzględniane przy organizacji kolejnych rezerwacji.

Jeżeli ograniczenie uniemożliwi Ci rezerwację lub uważasz je za błędne, skontaktuj się pod numerem +48 664 246 798 albo przez kontakt@theholycut.pl. Właściciel może indywidualnie wyjaśnić sytuację i ustalić sposób umówienia wizyty. Nie wykorzystujemy danych ze strony do reklamowych ocen zachowania ani profilowania reklamowego.

Cookies i bezpieczeństwo

Sesja strony służy m.in. zachowaniu ciągłości rezerwacji i ochronie formularzy. Pozostałe mechanizmy zapisu w przeglądarce oraz sposób zarządzania nimi opisuje polityka cookies. Strona nie korzysta z narzędzi analityki reklamowej ani pikseli marketingowych.

Dostęp do panelu jest chroniony uwierzytelnieniem, a formularze i potwierdzenia mają zabezpieczenia przed nadużyciami. Zachowaj dla siebie kod i indywidualny link do zarządzania wizytą — mogą umożliwić dostęp do jej szczegółów. Przesyłając do nas prośbę dotyczącą danych, nie podawaj hasła do panelu ani kodu SMS.

Odnośnik do Instagrama otwiera odrębny serwis. Po przejściu do niego zastosowanie mają zasady jego operatora; na naszej stronie nie osadzono widgetu Instagrama.

Podstawy dokumentu i aktualizacje

Dokument odnosi się do RODO — rozporządzenia (UE) 2016/679, w szczególności art. 5, 6 i 12–22. Wyjaśnienia praw i podstaw przetwarzania publikuje Europejska Rada Ochrony Danych, a zasady retencji opisuje UODO.

Aktualizujemy dokument, gdy zmienia się rzeczywisty sposób przetwarzania lub wymagania prawne. Data aktualizacji znajduje się na początku. Sama zmiana polityki nie tworzy nowej podstawy wykorzystania wcześniej zebranych danych i nie zastępuje wymaganej zgody.